Wir stellen Ihre Rechnung in zwei Fassungen bereit: als PDF zum Lesen und Archivieren und – je nach Kundentyp – zusätzlich als E-Rechnung im Format XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD/Factur-X. Die E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die Ihre Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine solche Datei selbst prüfen, welche kostenlosen Prüfwerkzeuge es gibt und wie unser Addon eRechnung für WHMCS bereits vor dem Versand prüft.
PDF oder E-Rechnung – was erhalte ich?
Welches Format Sie bekommen, richtet sich nach Ihrer Kundeneinstufung:
- Privatkunden: PDF-Rechnung. Die E-Rechnung können Sie im Kundenbereich bei Bedarf selbst zuschalten (Profil ZUGFeRD/Factur-X Basic).
- Unternehmen: PDF plus ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931. Erkannt werden Sie über Firmenname oder USt-IdNr.
- Behörden: PDF plus XRechnung 3.0 (CII) mit Ihrer Leitweg-ID als Käuferreferenz. Aufbau und Prüfziffer der Leitweg-ID werden bereits beim Speichern kontrolliert.
Die XML-Datei hängt der Rechnungsmail als eigene Datei an – sie ist nicht in das PDF eingebettet. Für Unternehmen und Behörden zählt die XML-Datei, das PDF bleibt die Lesefassung. Jede erzeugte Fassung finden Sie zusätzlich in Ihrem Kundenbereich im Rechnungsarchiv, mit Suche, Datumsfilter, Prüfstatus und Download.
Warum sollte man eine E-Rechnung prüfen?
Eine E-Rechnung wird maschinell verarbeitet. Enthält die Datei einen formalen Fehler, weist die Software des Empfängers sie zurück – oft ohne verständliche Begründung. Das kostet Zeit und verzögert die Zahlung. Hinzu kommt der gesetzliche Rahmen in Deutschland:
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können.
- Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen sind noch bis zum 31. Dezember 2026 zulässig.
- Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf diese Formate bis Ende 2027 weiter verwenden.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich ohne Ausnahme.
Maßgeblich sind die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums ↗.
Was ein E-Rechnung-Prüfer tatsächlich prüft
Ein Validator arbeitet in mehreren Stufen. Diese Reihenfolge hilft beim Einordnen von Fehlermeldungen:
- Syntax und Schema: Ist die Datei wohlgeformtes XML und entspricht sie dem Schema (UBL oder CII)? Fehler hier bedeuten meist eine beschädigte oder falsch erzeugte Datei.
- Geschäftsregeln nach EN 16931: Pflichtangaben, Rechenregeln und Summenprüfungen der europäischen Norm. Meldungen beginnen mit
BR-beziehungsweiseBR-CO-. - Nationale Regeln (CIUS XRechnung): Zusätzliche deutsche Anforderungen, etwa Leitweg-ID, Kontaktdaten des Rechnungsstellers oder Zahlungsangaben. Meldungen beginnen mit
BR-DE-. - Einbettung und Lesbarkeit: Bei ZUGFeRD/Factur-X-Dateien anderer Aussteller wird zusätzlich geprüft, ob die XML korrekt in ein PDF/A-3 eingebettet ist. Gute Werkzeuge zeigen die Rechnung außerdem als lesbare Visualisierung an.
Wichtig: Ein Validator unterscheidet zwischen Fehlern (die Datei ist nicht konform) und Warnungen (zulässig, aber unvollständig oder unüblich). Nur Fehler führen zur Ablehnung.
Kostenlose Prüfwerkzeuge im Überblick
| Werkzeug | Art | Geeignet für |
|---|---|---|
| KoSIT-Validator ↗ | Open Source, lokal (Java/CLI) | Die offizielle Referenzimplementierung für XRechnung. Maßstab bei Streitfällen, zusammen mit der XRechnung-Konfiguration ↗. |
| E-Rechnungsvalidator service-bw ↗ | Online | Schnelle Prüfung im Browser, betrieben vom Land Baden-Württemberg. |
| eInvoice Validator der EU-Kommission ↗ | Online, REST-API | Reine Prüfung gegen EN 16931 (UBL und CII), auch für grenzüberschreitende Rechnungen. |
| E-Rechnungs-Checker ↗ | Online | Prüfung und Visualisierung von XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Server in Deutschland, Dateien werden nach kurzer Zeit gelöscht. |
| Quba Viewer ↗ | Open Source, Desktop | E-Rechnungen lesbar anzeigen, ohne die Datei aus der Hand zu geben. |
| Mustangproject ↗ | Open Source, Bibliothek/CLI | Prüfen und Erzeugen von ZUGFeRD/Factur-X in eigenen Anwendungen. |
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In drei Schritten selbst prüfen
- Datei besorgen: XML-Anhang aus der Rechnungsmail speichern oder im Kundenbereich im Rechnungsarchiv herunterladen.
- Validator wählen: Für eine schnelle Kontrolle genügt ein Online-Werkzeug. Verbindlich ist der KoSIT-Validator.
- Ergebnis lesen: Zuerst die Fehler abarbeiten, Warnungen danach bewerten. Der Regelcode (
BR-,BR-CO-,BR-DE-) verrät, welches Regelwerk greift.
Datenschutzhinweis: Eine Rechnung enthält Geschäfts- und Kundendaten. Wenn Sie fremde Rechnungen oder sensible Vorgänge prüfen, nutzen Sie besser ein lokal laufendes Werkzeug statt eines Online-Uploads.
Unser Addon: geprüft, bevor die Rechnung rausgeht
Wenn Sie selbst WHMCS einsetzen, übernimmt unser Addon eRechnung für WHMCS (XRechnung & ZUGFeRD) diesen Schritt automatisch:
- Prüfung der Pflichtangaben nach EN 16931 und XRechnung vor dem Versand – nur fehlerfreie Dateien werden an die Rechnungsmail angehängt.
- Automatische Formatwahl nach Kundentyp: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD/Factur-X für Unternehmen.
- GoBD-konforme Archivierung: jede Fassung bleibt als eigene Datei mit SHA-256-Prüfwert erhalten, auch nach einem Storno.
- Sonderfälle wie Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und Reverse-Charge für EU-Geschäftskunden werden berücksichtigt.
- Kopien lassen sich automatisch an Buchhaltung oder Steuerbüro senden.
Eines sagen wir offen: „Geprüft“ heißt, dass die eingebauten Prüfungen bestanden sind. Einen vollständigen Validator ersetzt das nicht – unsere Beispieldateien prüfen wir deshalb zusätzlich mit dem KoSIT-Validator.
Häufige Fragen
Ich sehe nur ein PDF – wo ist meine E-Rechnung?
Sie sind als Privatkunde eingestuft. Aktivieren Sie die E-Rechnung im Kundenbereich oder teilen Sie uns Firmenname, USt-IdNr. beziehungsweise Leitweg-ID mit.
Kann ich die XML-Datei einfach öffnen?
Im Browser sieht sie unformatiert aus. Nutzen Sie einen Viewer wie den Quba Viewer oder den E-Rechnungs-Checker für eine lesbare Darstellung.
Mein Validator meldet Warnungen. Ist die Rechnung ungültig?
Nein. Nur Meldungen der Stufe „Fehler“ machen eine Datei nicht konform. Warnungen sind Hinweise.
Eine Rechnung wurde vom Empfänger abgelehnt. Was nun?
Senden Sie uns die Fehlermeldung mit Regelcode über ein Support-Ticket. Wir erzeugen die XML-Datei bei Bedarf neu.
Stand: September 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrer steuerlichen Situation erteilt Ihr Steuerberater.
