Dein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an

Wir übernehmen das Rufnummern-Routing, erstellen deinen Basisprompt, führen Testanrufe durch und begleiten dich bis zum Go-Live. Damit hast du alles aus einer Hand: Setup, Skripte, Rufnummern, Integration und Support. Bei größerem Umfang bieten wir zusätzlich Pro- und Enterprise-Pakete mit individueller Gesprächslogik, Integrationen oder Prozessaufnahme an.

Ja, über eine SIP-Trunk-Integration bindest du deine vorhandene Telefonanlage direkt an den Assistenten an, ohne eine neue Nummer zu brauchen. Das ist ab dem Team-Tarif möglich, im Solo-Tarif nicht enthalten. Dort bekommst du stattdessen eine neue Telefonnummer, die direkt mit dem Assistenten verbunden wird, für ausgehende Anrufe lassen sich ab Team zusätzlich eigene Rufnummern importieren.

Du hinterlegst, welches Anliegen an welche Person oder Abteilung gehen soll, inklusive der passenden Telefonnummern der Mitarbeitenden. Erkennt der Assistent ein entsprechendes Anliegen, leitet er den Live-Anruf weiter, auch an Nummern im Ausland. Das läuft als direkte Übergabe ohne vorherige Rücksprache mit der Zielperson, eine Ankündigung des Anrufers vorab gibt es aktuell nicht. Ist niemand erreichbar, verschickt der Assistent stattdessen automatisch eine E-Mail mit allen erfassten Informationen.

Ja, im Hintergrund steckt eine vollwertige Telefonanlage mit Team-Routing, Mailbox und einem Telefon direkt im Browser. Ruft ein Anrufer an und die zuständige Person geht nicht ran, eskaliert der Anruf über bis zu zehn Stufen weiter, die Standard-Klingelzeit je Stufe liegt bei 30 Sekunden. So kommt niemand unnötig lange in der Warteschleife an.

Ja, in jedem Tarif kannst du beliebig viele Assistenten anlegen, zum Beispiel einen für die Terminvergabe und einen für den allgemeinen Empfang. Begrenzt sind dagegen die Anzahl der Telefonnummern und Kontoverbindungen, die dir im jeweiligen Tarif zur Verfügung stehen. Mehrere Assistenten teilen sich also die Inklusivminuten deines Tarifs.

Ja, Testanrufe gehören fest zu unserem Einrichtungsprozess, bevor der Assistent scharf geschaltet wird. Zusätzlich kannst du die verfügbaren Stimmen jederzeit kostenlos vorab anhören. So stellst du sicher, dass Begrüßung, Tonfall und Weiterleitung passen, bevor echte Anrufer damit sprechen.

Nicht zuverlässig von selbst. Damit ein Assistent innerhalb eines Gesprächs mehrsprachig reagiert, muss das ausdrücklich im Prompt erlaubt und zusätzlich mit einer passenden Multi-Stimme eingerichtet werden. Ohne diese Einrichtung bleibt der Assistent in der Regel bei der Sprache, in der das Gespräch begonnen hat.

Zur Auswahl stehen über 20 Stimmen, männlich und weiblich, freundlich oder eher sachlich, die du vorab kostenlos anhören kannst. Eine komplett eigene, individuell erstellte Stimme ist ausschließlich im Scale-Tarif buchbar. In Solo und Team wählst du aus den vorhandenen Standardstimmen.

Für die Terminbuchung stehen dir drei Wege offen: der fonio-eigene Terminplaner, der für Abonnenten enthalten ist, sowie die Anbindung an Cal.com oder Calendly. Über den eigenen Terminplaner lassen sich Google Kalender und Microsoft 365 direkt verbinden, ein On-Premise-Exchange-Kalender dagegen nur über den Umweg Cal.com oder Calendly. In allen drei Fällen prüft der Assistent die Verfügbarkeiten, nimmt Termine direkt im Gespräch an und trägt sie ein.

Als Grundwissen zieht sich der Assistent zunächst die Inhalte deiner eigenen Website. Fragen, die er noch nicht beantworten kann, landen in deinem Posteingang, wo du die passende Antwort ergänzt und freigibst. Reicht das hinterlegte Wissen im Gespräch nicht aus, kann der Assistent zusätzlich live im Internet recherchieren, das ist in allen Tarifen enthalten. So baut er sein Wissen selbstständig weiter aus, ohne dass du bei null anfängst.

Ja, fest eingebaut sind native Integrationen für E-Mail, SMS, HTTP-Request, Internetsuche und Google Sheets. Für alles darüber hinaus nutzt du einen HTTP-Request in Kombination mit einem Webhook, zum Beispiel über Make oder n8n. Zusätzlich kann der Assistent per API sowohl während eines laufenden Gesprächs live Daten abrufen als auch nach dem Gespräch Daten automatisch übergeben, und externe Systeme können umgekehrt über einen Inbound-Webhook Daten an ihn senden.

Ja, ab dem Team-Tarif kann der Assistent Outbound-Anrufe und Kampagnen durchführen, etwa um Kontakte proaktiv zu erreichen. Dafür brauchst du eine importierte Rufnummer und eine abgeschlossene KYC-Verifizierung, das ist bei ausgehendem Telefonverkehr branchenüblich. Jeder ausgehende Anruf verbraucht eine Inklusivminute, hinzu kommen Carrier-Kosten je angefangener Minute abhängig von Zielrufnummer und Land. Im Solo-Tarif ist diese Funktion nicht enthalten.

Der häufigste Grund ist das Format deiner hinterlegten Kontakte: Telefonnummern müssen im internationalen E.164-Format vorliegen, sonst erkennt der Assistent den Anrufer nicht und kann Name oder Kontaktdaten nicht sauber zuordnen. Für besonders fehleranfällige Angaben wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Kundennummern gibt es zusätzlich die Einstellung „Präzise Informationsverarbeitung", die ein stärkeres, dafür etwas langsameres Modell nutzt. Prüfe also zuerst das Kontaktformat und aktiviere bei Bedarf diese Einstellung.

Ja, als zweite Kontaktlinie neben dem Telefon bieten wir einen eigenen WhatsApp-Chatbot an, der als separates Produkt mit eigenen Tarifen läuft. Er kann ebenfalls Termine im Chat buchen, Dokumente und Sprachnachrichten verstehen und den Chat bei Bedarf an einen Menschen übergeben. So deckst du Telefon und WhatsApp mit demselben Qualitätsanspruch ab.

Ja, der Dienst ist DSGVO-konform, es werden ausschließlich die notwendigen Daten gespeichert und auf Wunsch gelöscht. Für eine rechtssichere Bewertung deines konkreten Einsatzes empfehlen wir dir trotzdem, im Zweifel deinen eigenen Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung einzubeziehen, wir können das nicht ersetzen.

Der Dienst ist so gebaut, dass er die Vorgaben des EU AI Act einhält. Da sich die Anforderungen an KI-Systeme derzeit weiterentwickeln, kann sich das im Detail ändern, eine rechtliche Einzelfallprüfung für dein Unternehmen ersetzt das nicht.

Der Assistent zeichnet Gespräche zur Qualitätssicherung auf und informiert Anrufer zu Beginn jedes Gesprächs technisch verpflichtend darüber. Lehnt ein Anrufer das ab, werden Aufnahme und Transkript automatisch sofort gelöscht, diese Funktion befindet sich aktuell in der Beta-Phase. Aufzeichnungen stehen dir bis zu 30 Tage zur Verfügung, danach lassen sie sich automatisch löschen. In Deutschland dürfen Telefonate grundsätzlich nicht ohne Kenntnis der Beteiligten aufgezeichnet werden, der Hinweis in der Begrüßung ist also kein Kann, sondern Pflicht. Wir können dir dazu keine Rechtsberatung geben, im Zweifel kläre die genaue Formulierung mit einem Anwalt ab.

Zero Data Retention bedeutet, dass keine Gesprächsdaten dauerhaft gespeichert werden. Diese Option ist ausschließlich im Scale-Tarif enthalten. In Solo und Team gilt stattdessen die normale Speicherung mit Löschoptionen.

Da personenbezogene Daten deiner Anrufer verarbeitet werden, ist ein AVV in aller Regel erforderlich, wie bei jedem vergleichbaren Cloud-Dienst auch. Im Scale-Tarif lassen sich individuelle Vertragsvereinbarungen wie ein eigener AVV oder eine NDA zusätzlich vereinbaren. Sprich uns an, wenn du dazu Unterstützung brauchst.